Чтобы письма с корпоративного домена реже попадали в спам, проверьте три вещи: правильно ли настроены SPF и DKIM, что указано в DMARC и проходят ли тестовые письма проверки почтовых сервисов. Эти записи помогают подтвердить, что письмо отправлено с разрешённого сервера и не было незаметно изменено по дороге. Ни одна настройка не гарантирует попадание во входящие, но проверка покажет технические ошибки и подскажет, что исправить.
Почему корпоративные письма попадают в спам?
Причина не всегда в тексте письма. Почтовый сервис оценивает, подтверждён ли домен отправителя, кто отправил сообщение и совпадают ли технические данные письма с настройками домена. Если подтверждений нет или они настроены с ошибкой, сервису сложнее отличить письмо компании от поддельного.
Корпоративная почта и массовые рассылки — разные задачи. Почта на собственном домене помогает выглядеть узнаваемо и поддерживать деловую переписку, но сама по себе не гарантирует доставку рекламных писем. Для рассылок отдельно проверяют адрес отправителя, способ отправки и настройки домена. (Источник: Rusender, «Как создать и настроить корпоративную почту для рассылок».)
Начните с простого вопроса: письма отправляют только сотрудники через почтовый сервис или ещё сайт, CRM и сервис рассылок? Для SPF это важно: запись должна учитывать все источники отправки, которыми пользуется компания.
Что проверяют SPF, DKIM и DMARC?
Эти три механизма решают разные задачи. SPF перечисляет серверы, которым разрешено отправлять почту от имени домена. DKIM добавляет к письму цифровую подпись, которую принимающая сторона сверяет с открытым ключом в DNS. DMARC сообщает почтовому сервису, как поступать с письмами, которые не прошли проверки SPF или DKIM, и задаёт правила их согласования с доменом отправителя.
| Настройка | Что проверяет | Что сделать владельцу домена |
|---|---|---|
| SPF | Разрешён ли сервер, отправивший письмо | Сверить список отправляющих сервисов с DNS-записью |
| DKIM | Есть ли у письма действующая подпись домена | Включить подпись у почтового сервиса и добавить выданную запись в DNS |
| DMARC | Как согласуются результаты SPF и DKIM с доменом отправителя | Проверить политику и адрес для получения отчётов, если он указан |
Не копируйте готовую SPF-запись из случайной инструкции: она зависит от того, через какие сервисы компания отправляет почту. Сначала составьте список отправителей, затем сравните его с настройками DNS. Подробный порядок настройки описан в материале как настроить SPF, DKIM и DMARC для корпоративной почты.
Как проверить настройки домена и тестовое письмо?
Проверяйте настройки в два этапа. Сначала убедитесь, что нужные записи опубликованы в DNS домена и не содержат опечаток. Затем отправьте тестовое письмо на почтовый ящик, где можно посмотреть технические заголовки сообщения: в результатах проверки должны отображаться статусы SPF, DKIM и DMARC.
- Запишите все системы, которые отправляют письма от имени домена: почтовый сервис, сайт, CRM и сервис рассылок.
- Откройте управление DNS и проверьте записи SPF, DKIM и DMARC. Сверяйте их с настройками конкретных отправляющих сервисов.
- Отправьте тестовое письмо и изучите результаты проверок в заголовках.
- Исправьте найденные ошибки, дождитесь обновления DNS и повторите тест.
Если письма отправляет только почтовый сервис, настройка обычно проще. Когда источников несколько, добавляйте их по очереди и после каждого изменения повторяйте проверку. Так легче понять, какая запись повлияла на результат. Для первичной диагностики пригодится инструкция как проверить DNS домена и корпоративную почту.
Какие ошибки мешают доставке писем?
Даже наличие всех трёх записей не означает, что письма обязательно окажутся во входящих. Почтовые сервисы учитывают и другие признаки. Но ошибки в DNS можно найти и устранить без изменения содержания писем.
- В SPF не добавили сайт, CRM или другой сервис, который отправляет сообщения от имени домена.
- В DNS опубликовано несколько записей SPF вместо одной общей.
- В записи DKIM ошиблись при копировании имени или значения ключа.
- Для DMARC выбрали строгую политику до того, как проверили все источники отправки.
- Проверили настройки только в панели управления, но не отправили тестовое письмо.
Если после исправлений письма всё ещё попадают в спам, проверьте, не остался ли неизвестный отправляющий сервис, и сравните заголовки проблемного письма с тестовым. Сначала добейтесь успешных проверок SPF и DKIM, затем оценивайте результат DMARC и корректность отправки с каждого сервиса.
Сегодня составьте список систем, которые отправляют почту от имени вашего домена, и проверьте одну тестовую отправку. Если источник писем неизвестен или настройки DNS вызывают сомнения, передавайте специалисту конкретный результат проверки, а не только сообщение «письма попадают в спам».
